Bedrijfsvoering

Informatiebeheer en de Wet open overheid
De onderwerpen Informatiebeheer en Wet open overheid zijn verantwoord in de verplichte Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid die u als afzonderlijke paragraaf in deze jaarstukken aantreft.

Informatiebeveiliging en privacy

Als het gaat om privacy en informatiebeveiliging is onder andere ingezet op het verhogen van bewustwording van onze medewerkers. Instrumenten hiervoor waren e-learning voor medewerkers, maar ook door middel van het inzetten van phishingstesten (mail) onder medewerkers blijven we de aandacht vestigen op de risico’s waar we als organisatie dagelijks mee te maken hebben.
Daarnaast hebben we een contract afgesloten met een extern bureau dat de gemeente kan ondersteunen op het moment dat we te maken krijgen met een beveiligingsincident. Uit een door dit bureau uitgevoerde analyse kwamen enkele aandachtspunten die zijn omgewerkt in actiepunten voor 2024.
In de jaarrapportages Informatiebeveiliging en Privacy leest u uitgebreid over informatiebeveiliging en privacy

Integriteitsbeleid

De aandachtsgebieden waren: bewustwording van de gedragscode door in opvolging van 2022 in teamsessies verder te werken aan het bekendmaken en doorleven van de nieuwe gedragscode. Het m elden van vermoeden van integriteitsschendingen door het aanpassen van de meldregeling en aan de wet klokkenluiders en het opstellen van werkinstructie voor het handhaven van politieke integriteit. Daarnaast is voor een aantal specifieke functies het opvragen van een VOG-P ingevoerd. Ten slotte is h et college in gesprek gegaan over ‘hoe ben ik een goed bestuurder’. En is er gesproken over een programma om in gesprek te blijven over integriteit voor de komende 4 jaar. Voor het gehele jaarverslag Integriteit verwijzen wij naar het hoofdstuk Mensen en Middelen achter in deze paragraaf.

Duurzaam en circulair inkopen
In verband met verschillende veranderingen (onder andere organisatieontwikkeling, nieuw strategisch inkoopbeleid, systeem- en proceswijzigingen) heeft gemeente Zaanstad tot het eerste kwartaal 2024 uitstel gekregen voor het gereed maken van het Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). In dit actieplan geeft Zaanstad weer hoe zij haar duurzaamheidsdoelstellingen heeft gerealiseerd en voor de jaren 2024 en 2025 haar duurzaamheidsdoelstellingen wil gaan realiseren.
Bij meer dan de helft van de Europese aanbestedingen is het thema CO2 reductie en/of circulariteit meegenomen in het inkooptraject. Bij de resterende Europese aanbestedingen waren er geen duurzaamheidskansen aanwezig (denk aan opdrachten waar grondstofbesparing/hergebruik materialen dan wel transport, energieverbruik en/of -besparing geen onderwerp van de opdracht was).
Er is flinke vooruitgang geboekt door onder andere het zo veel mogelijk belonen van gebruik van zero emissie voertuigen/ materieel, besparing energie en gebruik van duurzame energie bij Europese aanbestedingen. Door bij een aantal Europese aanbestedingen langere looptijden in contracten op te nemen, bieden we perspectief om gedane investeringen terug te verdienen.
Bij de aanbesteding van onze bedrijfskleding lag de focus op circulariteit. Er is gestart met een grondige inventarisatie van onze huidige voorraad om bewust om te gaan met bestaande middelen. Door daarnaast te kiezen voor reparatie in plaats van directe vervanging, zijn niet alleen flinke kostenbesparingen gerealiseerd, maar ook aanzienlijk bijgedragen aan grondstoffenbesparing.
Ook hebben we bij Grond- Weg- en Waterbouw (GWW) aanbestedingen milieuvriendelijke initiatieven gestimuleerd/beloond door marktpartijen uit te dagen om materialen aan te bieden met een zo laag mogelijke milieu-impact.
Zaanstad gaat steeds meer de impact meten van CO2 reductie en circulariteit door in 2023 en 2024 ervaring op te doen met verschillende dashboards. Deze ervaringen worden conform afspraak met de MRA gedeeld met de Metropoolregio Amsterdam ten behoeve van een MRA brede toepassing.

Lokaal inkopen

De (Zaanse) economie groeit. We werken aan een toekomstbestendig ondernemersklimaat. Hier zien we kansen voor innovatieve en duurzame bedrijven. De gemeente heeft oog voor lokale ondernemers en biedt hen kansen op opdrachten.
In haar inkopen doet Zaanstad dit door:

1. Marktonderzoek te doen naar innovatieve oplossingen. Naast een kansenkaart ‘Sociaal inkopen’ en een kansenkaart ‘Duurzaam inkopen’ zijn we in 2023 ook begonnen om bij Europese aanbestedingen een kansenkaart ‘Lokaal inkopen’ in te vullen. In de kansenkaart ‘Lokaal inkopen’ worden de volgende vragen doorgenomen: Hoe ziet de lokale markt eruit? Is het mogelijk om – in geval van een grote inkoopopdracht – de opdracht aan meerdere partijen te gunnen? Is onderaannemerschap mogelijk? Wat kunnen we hiermee? Hoe zit het met referenties? Welke andere oplossingen zijn er nog te bedenken om de kansen voor lokale ondernemers te vergroten? Welke beoordelingscriteria zijn interessant om in de leidraad op te nemen als we denken aan het stimuleren van de lokale ondernemers?
2. Het lokale ondernemersklimaat te bevorderen door bij meervoudig onderhandse aanbestedingen minimaal één Zaanse ondernemer uit te nodigen (waar mogelijk). Om dit te kunnen monitoren of dit ook daadwerkelijk wordt gedaan, is in 2023 een digitale workflow gebouwd en eind 2023 is de implementatiefase hiervan gestart.
3. Bij enkelvoudige onderhandse aanbestedingen de voorkeur te geven aan lokale ondernemers.
4. Bij Europese aanbestedingen ondernemers actief te informeren en stimuleren om mee te doen. De gemeente publiceert alle opdrachten boven € 221.000 op het aanbestedingsplatform TenderNed . Iedereen krijgt de kans om zich in te schrijven. TenderNed biedt iedere ondernemer de mogelijkheid om automatisch een berichtje te ontvangen wanneer Zaanstad een opdracht publiceert.
   Verder is in 2023 een communicatieplan opgesteld om vanaf 2024 van iedere Europese aanbesteding van Zaanstad een aanbestedingsaankondiging te kunnen maken via de socials.
5. Jaarlijkse sessies te organiseren voor grote en kleine ondernemers. We hebben in het najaar van 2023 bij diverse ondernemingsverenigingen geïnventariseerd wat de inhoud moet zijn voor deze sessies.

Jaarlijks rapporteren we door middel van een inkooprapportage over de realisatie van de inkoopdoelstellingen over het voorgaande jaar. De inkooprapportage over 2023 wordt in maart/april 2024 via een raadsinformatiebrief ter kennisname aan de raad aangeboden.

Goed werkgeverschap
Met de uitrol van strategische personeelsontwikkeling (SPO), bij het merendeel van de sectoren, hebben we meer inzicht in de kwaliteit en kwantiteit van onze personeelsopbouw in relatie tot onze ambities en prioriteiten. Voor het werk nu en in de toekomst. Op afdelingsniveau zijn naar aanleiding van SPO diverse interventies ingezet om de ontwikkeling van medewerkers en de afdeling te verbeteren.

We hebben gewerkt aan hoe we aantrekkelijk kunnen zijn voor nieuwe medewerkers en ons werkgeversmerk versterkt middels een campagne, die in 2024 live gaat. Ook de werkenbijzaanstad website is vernieuwd.

Afgelopen jaar hebben we ons centrale introductieprogramma verbeterd met als doel dat alle nieuwe medewerkers zich welkom voelen, snel wegwijs zijn binnen Zaanstad en de organisatie, de cultuur en de stad (nog) beter leren kennen. We hebben hierin veel aandacht voor de organisatie, de buitenlocaties én voor de vraagstukken die in de stad zelf spelen.

In het kader van goed en aantrekkelijk werkgever zijn, is het belangrijk dat medewerkers en hun leidinggevende goed in gesprek zijn en blijven. Niet alleen over hoe je in je vel zit, maar ook over toekomstwensen en ontwikkelbehoefte. Om hierbij te helpen hebben we een nieuwe gesprekskaart ontwikkeld met een focus op vitaliteit en inzetbaarheid, die medewerkers en leidinggevenden kunnen gebruiken voor hun Goede Gesprekken.
Daarnaast hebben we de visie op leren vernieuwd en het opleidingsaanbod zodat medewerkers relevante opleidingen en trainingen kunnen volgen. Ook hebben we afgelopen jaar weer een succesvolle summerschool opgezet, voor en door collega’s, met als thema: je blik naar buiten.

Vanuit goed werkgeverschap vinden we het als werkgever belangrijk om onze medewerkers op belangrijke privé en werk momenten een blijk van waardering te geven. Voor onze bestaande medewerkers hebben we de zogeheten Goede tijden Slechte tijden regeling verbeterd, waarbij meer aandacht en momentum is voor waardering (naast het personeelsfeest en eindejaarsgeschenk). Ook zijn dit jaar jubilarissen extra in het zonnetje gezet tijdens een feestelijke bijeenkomst met collegeleden en directie. Dit zal vanaf nu ieder jaar georganiseerd worden.   

Duurzame inzetbaarheid & vitaliteit
Om medewerkers te helpen als ze te maken krijgen met agressie in het werk hebben we een nieuwe handleiding ontwikkeld: omgaan met ongewenst gedrag door derden. Deze wordt komend jaar ter instemming voorgesteld en uitgerold en medewerkers krijgen hierin o.a. training omgaan met agressie. Door diverse Risico-Inventarisatie & Evaluaties die dit jaar zijn gehouden, hebben we meer inzicht in de risico’s van het werk en werkomgeving. Deze punten worden komend jaar verder opgepakt.

We hebben een nieuw verzuim- en vitaliteitsbeleid ontwikkeld waarbij preventie een belangrijk onderdeel is. Ook hebben we hebben 2 vitaliteitsweken georganiseerd om bewustwording te vergroten.

Diversiteit en inclusie
In 2023 hebben circa 1000 medewerkers deelgenomen aan een programmaonderdeel Diversiteit en Inclusie. En daarmee zijn ze bewuster geworden. We hebben duidelijke regels gemaakt over (on)gewenst gedrag. We hebben met elkaar gepraat over hoe we met elkaar om willen gaan en hoe inclusief gedrag eruitziet. Er is een extra vertrouwenspersoon aangesteld. Er is onderzocht hoe het staat met inclusief gedrag in onze organisatie. Daaruit blijkt dat diverse collega’s ervaringen hebben met discriminatie en uitsluiting op basis van persoonlijke kenmerken. Het onderzoek wees ook uit wat helpt om dit tegen te gaan. Dat is: (on)gewenst gedrag bespreekbaar maken, voor elkaar opkomen en inclusief leiderschap laten zien. Dat wordt inzet voor ons plan in 2024.
We willen dat iedereen gelijke kansen krijgt bij Zaanstad. Daarom hebben we afspraken gemaakt over hoe we mensen aannemen. We willen dat het personeel een afspiegeling is van de samenleving. Het maakt niet uit waar je vandaan komt of wat je achtergrond is. Met als mijlpaal: een divers samengesteld management team , door een inclusieve selectieprocedure voor de nieuwe managers. Dit wordt voor iedereen de gewone manier van werven en selecteren.  We hebben samengewerkt met andere organisaties in de stad om ervoor te zorgen dat iedereen gelijk behandeld wordt. We hebben een tweede onderzoek gedaan naar hoe het is om lhbtiq+ te zijn in Zaanstad. We hebben ook leden van het College en de directie getraind. Om inclusie binnen en buiten de organisatie te stimuleren en op gelijke wijze uit te dragen.

Vormgeven hybride werken
Er is, in overleg met de OR, beleid voor hybride werken opgesteld, inclusief afspraken voor thuiswerkfaciliteiten, zodat collega’s vitaal en flexibel hun werk kunnen doen.
Er zijn twee experimentele werkhuizen ingericht voor het opgavegericht werken. Dit experiment is begin van het vierde kwartaal gestart en loopt door tot het tweede kwartaal in 2024. In deze werkhuizen zijn evaluatieformulieren opgehangen waarop de diverse opgaveteams hun feedback kunnen geven. Dit wordt meegenomen in de verdere ontwikkeling.

Rechtmatigheidsverantwoording

Hieronder een opsomming van de geconstateerde fouten en onduidelijkheden over 2023 in relatie tot de financiële rechtmatigheid. Het betreft een fout wanneer de geldende wet- en regelgeving niet is nageleefd. Bij een onduidelijkheid kan het college (nog) niet aangeven is er sprake is van een fout of niet. In 2022 classificeerde de accountant dit als een onzekerheid.

Begrotingsonrechtmatigheid Het niet naleven van het budgetrecht van de raad is mogelijk een financiële onrechtmatigheid. Indien op programmaniveau de gerealiseerde baten en lasten, is er sprake van een begrotingsafwijking. Dit geldt ook voor het totale investeringsbudget en reserve mutaties. Deze afwijkingen kunnen onrechtmatig zijn. In de paragraaf Begrotingsrechtmatigheid is de begrotingsonrechtmatigheid nader toegelicht.
Inkoop en aanbestedingen Binnen Zaanstad worden niet Europese aanbestedingen decentraal uitgevoerd zonder een eenduidig proces. Het risico is dat blijkt dat een niet-Europese aanbesteding achteraf toch Europees had moeten worden aanbesteed. Hiervoor moet een tijdige analyse van de bestedingen gemaakt worden om mogelijke toekomstige overschrijdingen te signaleren en te delen met de verantwoordelijke(n). In 2023 zien wij dat door verleningen van bestaande overeenkomsten de drempelwaarde voor Europese aanbestedingen wordt overschreden. Dit leidt tot financiële onrechtmatigheid van € 2.531.151, ca. 1,07% van de totale inkopen 2023. Binnen de organisatie wordt wel hard gewerkt om het proces te verbeteren. Naar verwachting is dit in 2024 ingevoerd in het proces.

Aanbevelingen
Naar aanleiding van de uitgevoerde controles en de geconstateerde fouten en onduidelijkheden zijn de onderstaande aanbevelingen gedaan:

Frauderisico’s
Het oordeel over de financiële rechtmatigheid is de conclusie van de uitgevoerde kwaliteitstoetsen en verbijzonderde interne controles. Hiermee stellen we met een steekproef vast dat de output van een proces voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Bij het uitvoeren van de controles kan een signaal van mogelijke fraude worden gesignaleerd. Deze signalen worden overgedragen aan de coördinator integriteit. De coördinator rapporteert hierover in het jaarverslag. Daarom worden voor alle processen met een hoog frauderisico kwaliteitstoetsen en verbijzonderde interne controles uitgevoerd. In 2023 is deze werkwijze vastgesteld door middel van de notitie ‘Beheren van frauderisico’s’.
Voor 2023 zijn vanuit de kwaliteitstoetsen en verbijzonderde interne controles geen signalen van mogelijke fraude geconstateerd.

Zaanstad heeft de contracten van drie zorgaanbieders ontbonden naar aanleiding van onverifieerbare administratie en onduidelijkheid over de kwaliteit van de geleverde diensten.

In 2023 bedroeg de totale ingekochte zorg bij deze drie zorgaanbieders € 478.652. Mede op basis van deze drie casussen is lering getrokken en een controleplan opgesteld.
Hierin is verder uitgewerkt op welke manier de gemeente toezicht houdt op de zorguitgaven. Onze inzet op toezicht en naleving is geïntensiveerd.
Verder wordt onderzocht of er verdere stappen ondernomen kunnen worden tegen de betreffende zorgaanbieders.