Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid

Deze paragraaf betreft openbaarheid, bedoeld in artikel 3.5, van de Wet open overheid.
De gemeenteraad heeft de ambitie van ‘maximale transparantie’ uitgesproken.
Dit heeft zij op 9 februari 2023 gedaan. Zij heeft gekozen voor de inzet op het uitvoeren van het actieve scenario. Dat betekent dat het zwaartepunt ligt op de inzet op actieve openbaarheid en informatiehuishouding op orde overeenkomstig de bedoeling van de wet. De kennis op en ICT ten behoeve van openbaarheid en informatie wordt in de organisatie verzwaard. Juridisering neemt af.

De informatie die openbaar is gemaakt

De informatie die op grond van de artikelen 3.1, 3.3 en hoofdstuk 4 van de Wet open overheid openbaar is gemaakt.
Via de Woo-index Gemeente Zaanstad | Overheid.nl is dit de informatie die openbaar toegankelijk is gemaakt:
Adviezen, besluitenlijsten bestuurscolleges, bereikbaarheidsgegevens, beschikkingen, bij vertegenwoordigende organen ingekomen stukken, convenanten, jaarplannen en jaarverslagen, onderzoeksrapporten, overige besluiten van algemene strekking, subsidieverplichtingen anders dan met beschikking, vergaderstukken decentrale overheden, wetten en algemeen verbindende voorschriften.

Informatiehuishouding op orde

In 2023 zijn grote stappen gezet om onze informatiehuishouding en het beheer daarvan beter te structureren en organiseren. Hiermee weten we beter welke informatie er is en wordt duidelijk waar informatie is opgeslagen. Dit zijn de resultaten m.b.t. Informatiebeheer op orde uit 2023:

• De correspondentieprocessen zijn verbeterd en overgezet naar het systeem Mozard.
• De pilot Microstoft365 is succesvol afgerond, implementatie is gestart.
• De visie op documentmanagement is vastgesteld door het Strategisch Informatie Overleg.
• Het proces bestuurlijke besluitvorming is overgezet van het oude naar het nieuwe raadssysteem.
• Bouwdossiers 1984-1993 zijn overgebracht naar het e-depot voor duurzame bewaring.
• Inventarisatie van te verwijderen / vernietigen informatie in vakapplicaties is afgerond.
• Het vernietigen van dossiers in Mozard is functioneel mogelijk gemaakt.
• Voor Informatiebeheer is nu een kwaliteitssysteem in gebruik conform de Archiefwet.
• Er zijn diverse trainingen geweest voor medewerkers hoe te werken in Microsoft365.

Woo contactpersoon

(Het aanwijzen en in dienst hebben van een contactpersoon als bedoeld in artikel 4.7 van de Wet open overheid;)
Per 2023 zijn meerdere contactpersonen Woo, in de vorm van een Woo contactpunt, aangewezen in dienst van de gemeente en werkzaam voor het Klachten-, Woo- en AVG coördinaat.

Andere activiteiten uitvoering Woo

(De eventuele andere activiteiten benodigd ter uitvoering van de Wet open overheid)
Naast de genoemde activiteiten m.b.t. informatie die openbaar is gemaakt en informatiebeheer op orde brengen hebben in 2023 de volgende activiteiten plaats gevonden:

• Onderzocht is hoeveel extra geld er nodig is om openbaarmaking goed te kunnen organiseren. Dit heeft geresulteerd in extra middelen, waardoor we gemeentebrede en toekomstbestendige oplossingen kunnen organiseren.
• Er zijn bewustwordingssessies op maat georganiseerd zodat ambtenaren openbaarmaking in hun proces kunnen implementeren.
• Er is een pilot gedaan met anonimiseersoftware waardoor we in beeld hebben wat nodig is om overheidsinformatie openbaar te kunnen maken. Dit is input voor het programma van eisen voor de aanbesteding van anonimiseersoftware.
• Er is gecommuniceerd in de organisatie en in het  Zaanstad beraad over het belang van openbaarheid van bestuur en dat dit onderdeel is van je ambtelijk ambacht (ambtelijke waarden: open, integer, samen).

Openbaar gemaakte informatie categorieën

De Wet open overheid (Woo) verplicht overheidsorganisaties om 11 informatiecategorieën actief openbaar te maken. Deze zijn beschreven in artikel 3.3, eerste en tweede lid,  van de Woo. Deze verplichting wordt de komende jaren gefaseerd, per categorie, ingevoerd. Het is nog niet bekend wanneer welke categorie openbaar moet worden. Dit wordt voor elke categorie vastgesteld door middel van een Koninklijk Besluit.
In 2023 zijn de voorbereiding getroffen voor het openbaar maken. De informatie categorieën die al openbaar worden gemaakt zijn: Wet- en regelgeving (op Overheid.nl); Organisatiegegevens (op Zaanstad.nl) en Raadsstukken (op bestuurlijkeinformatie.nl) en Jaarplannen en Jaarverslagen (op financiën.zaanstad.nl)
In de periode 2024 tot en met 2026 worden de overige informatie categorieën openbaar gemaakt. In de openbaarheidsparagraaf Woo wordt per jaar en per categorie van informatie toegelicht:

1. op grond van welk artikel van de Wet open overheid de informatie openbaar is gemaakt;
2. het jaar waarin de openbaarmaking van de informatie naar verwachting verplicht is;
3. een omschrijving van de verstrekte informatie;
4. het aantal documenten dat openbaar is gemaakt;
5. het platform waarop de documenten openbaar zijn gemaakt.