Bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat over de ontwikkelingen binnen het capaciteitsbudget, de inhuur (kosten en percentages) en personele kengetallen. Daarnaast wordt er aandacht besteed aan in-, door- en uitstroom, verzuim, medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt, overige ontwikkelingen op het gebied van personeel en het jaarverslag integriteit. De rapportage laat afwijkingen zien ten opzichte van de Najaarsrapportage 2023.

Werking van het capaciteitsbudget
Het capaciteitsbudget bestaat uit drie onderdelen:

1. het salarisbudget personeel
2. inhuurbudget bij ziekte en vacatures; en
3. inhuurbudget voor overige inhuur.

Dit zijn communicerende vaten. Dit betekent dat we salarisbudget mogen omzetten naar inhuurbudget en andersom. Daarbij mag het totaal niet hoger worden. We mogen het totaal alleen ophogen met andere budgetten. Bijvoorbeeld rijksbijdragen, subsidies en materiële budgetten.
Een budgethouder verdeelt zijn capaciteitsbudget over de drie genoemde onderdelen. Het uitgangspunt is dat vast werk wordt uitgevoerd door medewerkers die in dienst zijn bij Zaanstad. Om verschillende redenen kan de budgethouder kiezen voor externe inhuur. Bijvoorbeeld wanneer het werk tijdelijk is of wanneer er sprake is van tijdelijk geld.
Met een jaarrekeningresultaat van 0,28% verschil op het bruto capaciteitsbudget hebben we prima begroot. Het voordeel ten opzichte van de Najaarsrapportage bedraagt ca. € 0,4 mln.

Tabel capaciteitsbudget
Bedragen x € 1.000

*) Tot begrotingsjaar 2023 bestond de categorie inhuur externe expertise. Deze was geen onderdeel van het capaciteitsbudget. Vanaf begrotingsjaar 2023 is deze categorie onderdeel van externe inhuur overig. Daarmee is het ook onderdeel geworden van het capaciteitsbudget.

Het resultaat kan onder andere als volgt worden verklaard:

• Lagere salarislasten als gevolg van moeilijke vervulbare vacatures door krapte op de arbeidsmarkt;
• Hogere inhuurlasten als gevolg van extra inzet op afhandeling van bezwaar en beroep in verband met hogere aantallen bezwaar en beroep;
• Hogere inhuurlasten als gevolg van langdurige ziekte en extra inzet ter voorbereiding op de Omgevingswet;
• De gestegen inhuurlasten voor het stedelijk domein heeft een aantal oorzaken. In de eerste plaats is het in de huidige arbeidsmarkt lastig om vacatures in te vullen en is er ook een groter ziekteverzuim, waardoor er een relatief hoog aandeel van de formatie tijdelijk wordt ingevuld. Daarnaast stijgen de tarieven voor externe inhuur harder dan verwacht, waardoor tijdelijke vervanging vaak duurder uitvalt. Ten slotte is er in 2023 meer capaciteitsinzet noodzakelijk gebleken voor een aantal grotere incidentele projecten. Dit betreffen onder andere de werkzaamheden waarvoor we vergoedingen krijgen zoals het Volkshuisvestingsfonds, Woningbouwimpuls en het Klimaatakkoord. Hiermee worden de hogere lasten grotendeels gecompenseerd.

Realisatie salariskosten 2022 versus 2023
De stijging van de salariskosten kan worden verklaard doordat vanuit de CAO het loon voor alle medewerkers eerst is verhoogd met €240 bruto per maand op basis van fulltime dienstverband én daarna nog met 2%. Daarnaast is het personeelsbestand ten opzichte van vorig jaar met 73 fte toegenomen wat tot extra salarislasten leidt.

*) Tot begrotingsjaar 2023 bestond de categorie inhuur externe expertise. Deze was geen onderdeel van het capaciteitsbudget. Vanaf begrotingsjaar 2023 is deze categorie onderdeel van externe inhuur overig. Daarmee is het ook onderdeel geworden van het capaciteitsbudget. Het kengetal is hierdoor hoger.
**) Aantal inwoners per 1 januari 2022 (prognose): 157.785, per 1 januari 2023 (prognose): 158.099.
Bron: Zaanstad in Cijfers.

Inhuurkosten (2023 versus 2022)
De totale inhuurkosten zijn 22,3% van de totale salarisbegroting. Dit is hoger dan in 2022 (21,6%). Met betrekking tot inhuur worden altijd 2 uitgangspunten gehanteerd. Namelijk vast werk door vaste mensen en bij tijdelijke gelden (langer dan 2 jaar) wordt ervoor gekozen iemand in vaste dienst te nemen.

Op 31 december 2023 werden 6 personen minder ingehuurd dan een jaar eerder. Desondanks is het aandeel inhuurkosten van de totale salarisbegroting hoger dan vorig jaar. Dit komt onder andere door wijzigingen in de cao Gemeenten en de cao Uitzendkrachten. Daarnaast spelen indexaties en inflatie ook een rol op de uurtarieven van inhuurkrachten. Ook de schaarste op de arbeidsmarkt heeft een effect op de uurtarieven. Dit zorgt er ook voor dat we vaker genoodzaakt waren om meer in te huren buiten de bestaande raamovereenkomsten. Dit is doorgaans duurder dan inhuren binnen een raamovereenkomst.

Apparaatskosten 2023
Apparaatskosten (ofwel organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen), inclusief externe inhuur, maar ook de kosten die niet direct naar salarissen gaan. Denk aan kosten zoals  organisatie-, huisvestings-, materieel-, automatiseringskosten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken.

Onder het kopje capaciteitsbudget zijn de salarissen van het personeel en de inhuurkosten reeds toegelicht. Ook de overheadkosten (kosten zoals telecommunicatie, porto, energie, verzekeringen en onderhoud) worden met ingang van 2023 rechtstreeks op het Programma Bestuur en Financiën begroot en verantwoord. Om deze reden maken deze kosten geen onderdeel uit van deze paragraaf.

In deze apparaatsbaten en -lasten gaan we in op de overige kosten die onderdeel uitmaken van de totale apparaatskosten.

Bij deze apparaatskosten hebben we een voordeel van € 0,26 mln.
Dit wordt verklaard door een voordeel van € 1,01 mln., waarvan het grootste deel betrekking heeft op dekking vanuit projecten (€ 0,84 mln.), en een viertal nadelen (€ 0,75 mln.). Ter toelichting het volgende:
Dekking vanuit projecten: Projectmedewerkers moeten aangeven hoeveel uren zij hebben besteed aan hun projecten. Dit jaar waren de projectmedewerkers productiever dan we hadden ingeschat (minder ziek, tijd besteed aan opleiding etc.). Hiernaast is in totaal meer capaciteit besteed aan projecten dan begroot. Dit betreft bijvoorbeeld onderwerpen waar we meer geld voor hebben gekregen en capaciteit op hebben ingezet zoals klimaat- en energiebeleid (CDOKE), Woningbouwimpuls (WBI) en Volkshuisvestingsfonds (VHF)

Nadelen:

• Overige personeelslasten (€ 0,3 mln.) Dit betreft hogere kosten zoals reis- en verblijfskosten, recepties, bedrijfskleding en arbo hulpmiddelen.
• Algemene kosten (uitbesteed werk) (€ 0,25 mln.) Dit betreft voornamelijk juridisch advies inzake Bezwaren OZB/no cure no pay, tarieven leges vergunningen.
• Inkomsten van derden (€ 0,1 mln.). Dit wordt o.a. verklaard door lagere detacheringsinkomsten vanuit de metropool regio Amsterdam doordat mensen niet zijn gedetacheerd, maar in de eigen organisatie zijn ingezet.
• Werkgeverslasten (€ 0,1 mln.). Dit betreft lasten vanwege de nieuwe CAO voor vervroegde uittreding, die niet waren begroot.

*) Aantal inwoners per 1 januari 2022 (prognose): 157.785, per 1 januari 2023 (prognose): 158.099.
Bron: Zaanstad in Cijfers.

Toelichting op kengetallen personeel
Bezetting (aantal daadwerkelijke medewerkers omgerekend naar fte (36 uur)): +10 fte.
De organisatie is dit jaar gegroeid. Er zijn na de Najaarsrapportage op een aantal plekken in de organisatie vacatures vervuld. Ook zijn er medewerkers vertrokken. Per saldo is de bezetting gestegen met ca. 10 fte. Zo zijn bij Burgerzaken een aantal collega’s aangetrokken ter voorbereiding op de (verwachte) grote vraag aan reisdocumenten vanaf 2024. Daarnaast zijn er medewerkers ingestroomd op (moeilijk vervulbare) functies waarvoor in het coalitieakkoord middelen beschikbaar waren gesteld. Het gaat hierbij om functies ten behoeve van de openbare ruimte. Ook zijn inhuurkrachten vervangen door vast personeel. Bijvoorbeeld op het gebied van IT en stedenbouw.

In-, door- en uitstroom

Deze staafgrafiek toont het percentage in-, door- en uitstroom in 2022 en 2023, afgezet tegen de benchmark van het A&O Fonds 2023.

Er zijn dit jaar in totaal 272 medewerkers ingestroomd (22,3%). Dat zijn er 26 meer dan vorig jaar. Deels komt dit door de insourcing van Straathoekwerk per 1 januari 2023. Hiermee zijn 9 medewerkers ingestroomd. Zonder die instroom is het instroompercentage vergelijkbaar met vorig jaar. De instroom is hoger dan de benchmark van het A&O Fonds 100.000+ gemeenten 2022: 16,6%. In 2022 was dit bij Zaanstad 21,2%.

Daarnaast zijn er in dit jaar 141 medewerkers doorgestroomd (10,0%). De doorstroom bij Zaanstad ligt boven de benchmark van het A&O Fonds 100.000+ gemeenten 2022 (8,1%). Ten opzichte van vorig jaar was er iets minder doorstroom naar hoger ingeschaalde functies en meer doorstroom naar gelijk of lager ingeschaalde functies. In 2022 was het doorstroompercentage bij Zaanstad 10,5%.

Tenslotte zijn er dit jaar in totaal 184 medewerkers uitgestroomd (13,1%). Dat zijn er 20 meer dan vorig jaar en dit is hoger dan de benchmark van het A&O Fonds 100.000+ gemeenten 2022: 8,6%. In 2022 was dit bij Zaanstad 12,4%.

Verzuim (2023 versus 2022)

Deze afbeelding toont het verzuim in Zaanstad in 2023 en de procentuele verdeling naar het aantal dagen verzuim. Dit jaar was het gemiddelde verzuimpercentage 7,4%. Dat is 0,3 procentpunt lager dan in 2022 (7,7%). In 2022 was het gemiddeld verzuim van de 100.000+ gemeenten 6,4% (A&O Fonds).

Het verzuim van Zaanstad is in lijn met het landelijke beeld: het verzuimpercentage is licht gedaald en er zijn minder medewerkers ziek geweest, maar langdurige verzuim zet door . Het aantal medewerkers dat in 2023 niet ziek is geweest (het nulverzuim) is hoger dan in 2022. In 2022 was dit percentage 51%, in 2023 was dit 56%. Ook zijn er minder medewerkers die frequent verzuimden. We spreken van frequent verzuim als iemand 3 keer of vaker ziek is. In organisatieonderdelen waar vorig jaar het meeste frequent verzuim voorkwam is hier dit jaar extra aandacht voor geweest. Wel zien we dat zowel langdurig verzuim als het aandeel verzuimgevallen met een psychische oorzaak zijn toegenomen ten opzichte van vorig jaar.

Verder is er dit jaar gewerkt aan een nieuw verzuimbeleid, waarin meer aandacht is voor planmatig werken. In een aantal organisatieonderdelen is hier dit jaar al mee gewerkt. In 2024 wordt dit verder uitgebreid.

Medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt
Wettelijk gezien is Zaanstad verplicht om omgerekend ca. 39,9 fte (voor 2023) in te vullen met medewerkers met een ziekte of handicap (de zogeheten quotumheffing). Zaanstad voldoet aan deze wettelijke verplichting met het vervullen van 41,6 fte. De wettelijk verplichting wordt ingevuld door

1:Nu.nl. (2024). Voor het eerst sinds 2014 meldden minder mensen zich ziek. Geraadpleegd op 18 januari 2024, van https://www.nu.nl/economie/6298182/voor-het-eerst-sinds-2014-meldden-minder-mensen-zich-ziek.html

aanstellingen bij Zaanstad en via detacheringen. Het deel dat is ingevuld door aanstelling is dit jaar met bijna 9% toegenomen ten opzichte van vorig jaar.  

Zaanstad wil een voorbeeldwerkgever zijn als inclusieve organisatie, zoals door de raad vastgesteld in het Koersbesluit Participatie. Dit is breder dan alleen mensen met een ziekte of handicap en richt zich ook op mensen die op een andere manier een afstand tot de arbeidsmarkt hebben. Het vorige college heeft de ambitie uitgesproken om 5% van het personeelsbestand (omgerekend ca. 68,8 fte in 2023) te reserveren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Het is dit jaar niet gelukt om de ambitie te behalen. In 2023 is ca. 58,6 fte ingevuld door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit is iets meer dan vorig jaar (55,8 fte). De ruimte in de organisatie voor medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt is iets minder gegroeid dan de organisatie als geheel.

Overige ontwikkelingen op het gebied van personeel
Dienstreizen
Ten aanzien van de dienstreizen kunnen we het volgende melden. De regeling dienstreizen is begin 2023 verruimd in overleg met de bonden. Medewerkers mogen nu ook een dienstreis vanaf huis maken als reizen via het stadhuis niet efficiënt is.
Op andere vlakken zijn er geen wijzigingen te melden ten opzichte van eerdere rapportages.

Jaarverslag Integriteit en vertrouwenswerk 2023
Het jaarverslag integriteit geeft inzicht in de wijze waarop invulling is gegeven aan het integriteitsbeleid in 2023. Integer en sociaal veilig handelen maakt onlosmakelijk deel uit van onze dagelijkse interacties. Een sociaal veilig en integer werkklimaat maken we samen, bij elke gelegenheid dat we in contact zijn met elkaar.

Integriteitsmeldingen
Dit jaar zijn 40 meldingen van vermoedens van integriteitsschendingen ontvangen. Een daling van 10 meldingen ten opzichte van vorig jaar. Hiervan zijn 17 vermoedens weerlegd of bleken niet te onderzoeken. 23 schendingen zijn vastgesteld ten opzichte van 16 in 2022.

Van de 23 schendingen gingen er 8 over ongewenst gedrag. Te specificeren in discriminatie (1), seksuele intimidatie (2) pesten (1) ongepaste communicatie (2) en overige (2).
5 schendingen over misbruik van bedrijfsmiddelen en interne regels, 7 over misbruik positie en belangenverstrengeling en 3 over gedrag in de privésfeer.
Er zijn naar aanleiding van de schendingen diverse maatregelen genomen. De meest voorkomende maatregel was een corrigerend gesprek tezamen met afspraken over training en coaching. Andere maatregelen waren onder andere een schriftelijke waarschuwing, per direct stoppen van de opdracht en het direct beëindigen van de stage. Uitgangspunt bij een corrigerend gesprek is het erkennen van wat niet goed gegaan is en de kans om te verbeteren. Navolgbaarheid en een uitlegbare samenhang in de afhandeling van meldingen binnen onze organisatie is een essentieel onderdeel van meldingsbereidheid.  

Het aantal meldingen die door een ambtenaar zijn gemeld is 26 en extern 14. Ten opzichte van voorgaande jaren zijn er meer meldingen rechtstreeks bij het meldpunt binnengekomen in plaats van via de leidinggevende. In eerste aanleg betrof het dan een melding over een integriteitsschending echter bij doorvragen bleek er sprake te zijn van andere problematiek zoals een conflict met een collega, leidinggevende of samenwerkingsvraagstuk.
De toename door op deze wijze te melden heeft mogelijk te maken met de bekendheid van het meldpunt integriteit en in het algemeen de bewustwording op het onderwerp integriteit.

Beleid en bewustwording
We besteden op diverse manieren aandacht aan het integreren van integriteit en sociale veiligheid binnen de organisatie.
In het plan van aanpak integriteit zijn doelstellingen en resultaten opgesteld. Leidraad hierbij zijn de kernwaarden van de gedragscode en onze ambtseed. De aandachtsgebieden betroffen in 2023: bewustwording van de gedragscode door in opvolging van 2022 verder te werken aan het bekendmaken en doorleven van de nieuwe gedragscode. Het melden van vermoeden van integriteitsschendingen door het aanpassen van de meldregeling en aan de wet klokkenluiders en het opstellen van werkinstructie voor het handhaven van politieke integriteit. Daarnaast is voor een aantal specifieke functies het opvragen van een VOG ingevoerd.
Leidinggevenden hebben een belangrijke rol, zij zijn verantwoordelijk voor het scheppen en bewaken van de condities voor een integere en sociaal veilige organisatie en hebben een voorbeeldfunctie. Hierbij worden ze geadviseerd en gesteund met beleid en kaderstelling, bewustwording en preventie, handhaving en afdoening.
Ondersteuning gaat ook over adviezen hoe integriteit in te richten, over het wel of niet uitvoeren van een risicoanalyse, over op welke wijze aan nazorg te doen na een intern onderzoek en over werkinstructies om integriteit beter te borgen. De coördinator integriteit voorziet hierin onder meer door het verzorgen van workshops en voorlichtingen. Hierbij is ook maatwerk mogelijk. De lijn is verantwoordelijk voor de nazorg, hetgeen niet betekent dat de lijn deze altijd moet verzorgen. Afhankelijk van de casus, kan de nazorg verzorgd worden door de lijn met ondersteuning van bijvoorbeeld de vertrouwenspersonen en P&O.

Nevenwerkzaamheden
Medewerkers zijn verplicht om nevenwerkzaamheden die mogelijk de aard van het werk kunnen raken te melden via een registratieformulier. De HR Business Partner / coördinator integriteit adviseert het management over het te nemen besluit. Niet alle nevenwerkzaamheden zijn meldingsplichtig. Het komt voor dat medewerkers hun (voorgenomen) nevenwerkzaamheden voorleggen om te beoordelen op deze meldingsplicht. In de hierna te noemen aantallen zijn deze adviesverzoeken niet opgenomen, maar dit zijn alleen adviezen op meldingsplichtige nevenwerkzaamheden. Het advies is in alle gevallen  overgenomen.

Bij een advies nevenwerkzaamheden wordt altijd in overleg met de melder gekeken naar de mogelijke raakvlakken van de nevenwerkzaamheden met de functie binnen de gemeente Zaanstad. Als er raakvlakken zijn die tot integriteitsschendingen kunnen leiden, wordt daar waar mogelijk advies gegeven om de nevenwerkzaamheden zo aan te passen dat de risico's worden geminimaliseerd.  

Introductieprogramma met ambtseed en training morele oordeelsvorming
Vanaf september 2010 leggen alle nieuwe ambtenaren verplicht de ambtseed af. Zonder ambtseed (en zonder overleggen van de VOG) wordt de arbeidsovereenkomst ontbonden. Vanaf 2018 maakt dit, net als de training Morele Oordeelsvorming, deel uit van het introductieprogramma. In 2023 zijn er 272 nieuwe medewerkers in dienst getreden. 276 nieuwe medewerkers van Zaanstad hebben de training Morele Oordeelsvorming gevolgd, waaronder een aantal medewerkers die vóór 2023 in dienst zijn getreden. Er zijn 16 medewerkers die deze training nog niet hebben gevolgd. Deze worden uitgenodigd in 2024. Alle in 2023 ingestroomde medewerkers hebben de ambtseed afgelegd.

Gesprekken vertrouwenspersonen
Vertrouwenspersonen registreren (anoniem) de contacten op een registratieformulier zonder vermelding van de persoonlijke gegevens van de betrokkenen. In 2023 is het aantal vertrouwenspersonen van 4 naar 5 gegaan. Er is gewerkt aan de rol en communicatie over de rol van vertrouwenspersonen in de organisatie.
De vertrouwenspersonen binnen Zaanstad hebben in totaal 112 gesprekken gevoerd (waarbij eerste geregistreerd contact 52 en vervolg 60). Vertrouwenspersonen geven in samenwerking met de coördinator integriteit en HR Business Partners gevraagd en ongevraagd adviezen op het gebied van integriteit en ongewenst gedrag. Deze adviezen betreffen enerzijds maatregelen om schendingen te voorkomen en anderzijds hoe te handelen in geval van meldingen van vermeende schendingen.

De gespreksonderwerpen zijn ingedeeld zoals in de grafiek hierboven. Vaker dan voorgaande jaren zijn vertrouwenspersonen door medewerkers meegevraagd naar het gesprek met de leidinggevende voor morele steun en als extra paar oren. Als bemiddeling nodig is verwijst de vertrouwenspersoon de medewerker naar de daarvoor bestemde functionarissen.